第一步：受理报案准备工作
1. 会员服务站接到事故报案后，应向报案人仔细询问事故发生的时间、地点及经过（包括机车是否损失、人员是否伤亡、是否需施救等情况）。
2. 指导当事人保护好事故现场，注意自身的安全。
3. 迅速安排查勘人员赶赴现场进行事故的查勘处理。
4. 现场查勘人员接到派案后，应立即准备查勘工具（包括数码照相机、卷尺、黑色签字笔、事故处理文书、画图板、红色印尼、手电筒、雨衣、雨靴等），迅速赶赴事故现场。
第二步：到达现场查勘工作
1. 查勘人员到达事故现场后，应向当事人或其他知情者详细了解事故经过，并做好勘察或询问笔录。
2. 对事故现场进行测量、绘图、收集相关证据。
3. 对事故现场进行拍照。拍摄照片的要求：①、对驾驶人和互助农机进行整体拍照；②、拍摄互助农机号牌，发动机号；③、拍摄互助农机的行驶登记证和驾驶操作证；④、从不同方位拍摄事故现场全貌；⑤、以事故接触点为中心，拍摄事故环境和各相关部位，以反映与事故相关的重要物体特征；⑥、对受损部位进行细目拍摄，要求能反映出受损部位及损伤程度，凡需要更换或修理的部件、部位必须进行局部特写拍照，并与现场记录吻合；⑦、对照片不能直观反映出的裂纹、变形，现场勘查人员要用手，指向损坏部位进行对比拍照或标识拍照，并能反映损伤原因，尤其对事故造成轴、孔损伤拍摄的，一定要有实测尺寸照片；⑧、重要配件或价格较贵的配件必须有能反映损伤程度、型号规格或配件编码的单独照片；⑨、现场不能拍摄的机身内部损失，必须在维修解体后补拍照片的，应能反映出事故损伤的原因；⑩、所有照片要能反映拍摄日期。
第三步：协调实施救援工作
1. 互助农机事故现场有涉及人员伤亡的，现场查勘人员应当立即采取措施，抢救受伤人员。因抢救受伤人员变动现场的，应当标明位置。
2. 互助农机事故现场有涉及机车倾覆、坠落等需施救的，现场查勘人员应当协助当事人，对其组织进行合理且必要的现场施救工作。
第四步：认定事故责任工作
1. 对经过现场勘验、检查的农机事故，须制作完成《农机事故责任认定书》（须农机安全监理机构盖章）。责任认定书应当载明农机事故的基本事实、成因和当事人的责任，并送达当事人。
2. 查勘人员应确认该事故是否为互助责任范围内的事故，对于有《互助单》且属于互助责任范围的单方事故，需填写《湖北省安全互助农机事故立案登记表》、《湖北省安全互助农机事故现场查勘单》。
3. 对不属于互助责任范围内的农机事故，可口头告知当事人或对其下发《湖北省农业机械安全协会互助管理委员会拖拉机、收割机、其他农业机械安全互助拒补通知书》。
第五步：定损维修协商工作
1. 对属于互助责任范围内的且涉及机车损失的农机事故，查勘人员要对受损机车进行定损（可邀请当地农机经销商和“三包”售后人员参与），其受损部件无论是修还是换，都要进行详细的拍照（详见第三条）。
2. 与农机互助会员协商确定修理项目、方式和费用。
3. 经与农机互助会员协商一致后，在《湖北省农机安全互助定损报告单》上签字确认，哪些零部件要换，哪些零部件要修。
第六步：计算补偿审核工作
1. 查勘定损人员在完成以上工作之后，还需农机互助会员提供农机行驶登记证复印件、农机驾驶操作证复印件、身份证复印件、施救费发票和维修费发票（附维修经营网点的配件价格和维修工时费明细单）；有人员受伤的还需要提供医院的相关医疗票据、证明并核实。
2. 查勘定损人员将事故所有资料准备完整之后，应当用数码照相机拍成照片的形式并压缩，然后通过QQ或者邮件发送到省协会，待审核。
3. 《湖北省安全互助农机事故补偿计算书》先暂不填写，待省协会根据会员服务站已传来的资料，审核确定补偿金额后，再由会员服务站填写，最后由领取互助补偿的农机互助会员和会员服务站签字盖章。
4. 待农机互助会员领取互助补偿金后，会员服务站应将其领取补偿金的收条复印件或扫描件发至省协会。
第七步：结案归档工作
补偿结案后，会员服务站应将事故所有资料整理齐全并装入档案袋存档。所装入资料包括：《湖北省安全互助农机事故立案登记表》、《湖北省安全互助农机事故现场查勘单》、《湖北省安全互助农机事故计算补偿书》、《湖北省安全互助农机事故定损报告单》、《农机事故责任认定书》（须农机安全监理机构盖章）、《农机事故调解记录》（须农机安全监理机构盖章）、互助单复印件、互助农机行驶登记证复印件、驾驶操作人员的驾驶操作证复印件、身份证复印件、现场照片、有关费用单据（包括农机施救费、维修费和相关医疗票据及证明）的复印件等。
